Hogyan lehet gyorsan ügyet intézni az önkormányzatnál?

ügyfélszolgálatSokan nem szeretjük, ha Önkormányzathoz, ügyfélszolgálati irodához vagy hasonló helyre kell menni ügyeket intézni. Egyes helyeken az emberek már eleve hosszú tömött sorokban állnak előttünk, vagy sorszámot kell húzni amin az áll: "Az Ön előtt várakozók száma: 26"

Na ilyenkor az embernek persze rögtön elmegy a kedve az egésztől, és háromszor meggondolja, hogy mikor fogja legközelebb ügyintézésre szánni az egész napját...

Mi a megoldás? Egyszerű, és nekem már sokszor működött. Két történetet is elmondok.

Az Önkormányzatnál kellett egy hosszadalmas és bonyolult ügyet intéznem egy ismerősömmel közösen. Tudtam hogy órákba telik, ráadásul három négy különböző ügyintézővel is beszlélni kellett. Szokás szerint mindenhol fapofával fogadtak, és rögtön elmagyarázták, hogy miért nem lehet elintézni amit akarunk, nincs meg ez meg az a papír, és különben is majd jöjjünk vissza máskor. Egyszerűen hihetetlen volt, pedig tudom hogy ezeken a helyeken mindig ez a hozzáállás. Ez alkalommal azonban még a szokásosnál is elutasítóbbak, és szó szerint undok, mogorva hozzáállással tették (illetve nem tették) a dolgukat...

Az első pasas hosszú percekig magyarázta, hogy miért ilyen bonyolult ez az eljárás, és hogy számítsunk rá, hogy legalább három hónap lesz az ügyintézés, nekünk pedig nagyon fontos volt hogy három hét alatt meglegyen. Sokszor próbáltam közbevágni, de csak mondta a magáét, mint egy Duracell nyuszi. Nagyon elegem lett, ilyenkor jött volna a szokásos vita, amikor is jól elküldjük egymást melegebb éghajlatra, és utána bosszankodom, ő meg örül, hogy megint kioktathatott egy ügyfelet.

De most nem. Váltottam, kedves maradtam és felvérteztem magam egy-két poénnal. Először csak szatirikus dolgokat mondtam, hogy "de rossz lehet itt dolgozni, ha ennyire lassan megy minden", meg hogy "ha itt a fizetésre is ennyit kell várni, milyen szörnyű lehet Magának"... Elkezdtem sajnálni, ezzel visszadobtam a labdát....

A következő ügyintézővel ugyanezt csináltuk, de ott már annyira élveztük a dolgot, hogy igazán belejöttünk a poéngyártásba. Az elején még mogorva és fásult hölgy a végére olyanokat nevetett, hogy ihaj-csuhaj, már a környezetünkből is többen minket figyeltek, hogy mi folyik itt.. hát, ügyintézés, kérem szépen! Akkor már annyira jó volt a hangulat, hogy el lehetett sütni olyat is, hogy megkértük, fénymásoljon nekünk le két iratot, mert több példány kellett volna, mint amennyit hoztunk. Megtette. Pedig ez már nem is lenne a feladata :)) Vigyorogva távoztunk, és biztos hogy ők is emlegeik még egy darabig a történteket.

A recept egyszerű. Ne üljünk fel az ügyintézők idegeskedő, mogorva hangulatának, hanem maradjunk vidámak, lelkesek, mosolygósak. Kénytelen lesz előbb-utóbb elmodolyodni ő is, és aztán hirtelen minden beindul, az ügyeket gyorsan és egyszerűen el lehet intézni, az információkat megtudni, segítséget kérni. Minden úgy fog menni, ahogy mennie kell.

A másik történetem egy frissebb sztori, a múlt héten postára futottam be csekkel feladni, egy olyan postán ahol korábban még nem jártam. Sorszámos rendszer volt, húztam is egy számot és akkor jött a meglepetés: 26-dik voltam. Elsőre fel sem tűnt, hogy ilyen sokan lennénk a teremben, de aztán körülnéztem és rá kellett jönnöm, hogy tényleg sokan vagyunk. Mivel siettem, máris elindult bennem a méreg, hogy megint állhatok sorban fél órát, nem fogok odaérni, különben is, csak két pénztár működik az öt közül, és ilyenkor tipikus, hogy mindenki számlát kér, és kártyával fizet, hogy még több ideig tartson... aztán beugrott, hogy NEM: itt én vagyok a főszereplő, a többi ember csak statiszta az életemben, ők azért vannak itt, mert ez egy megoldandó helyzet. Jókedv, optimizmus, és minden rendben lesz!

Mintegy jel, hirtelen két új számot is feltettek a kijelzőre, épp egyszerre végzett a két pénztáros az előzővel, így rögtön kettőt ugrottam előre. Ez felvillanyozott. Éreztem, hogy felgyorsul minden. Nem lesz ez fél óra, mindjárt végzek - gondoltam... és erre előjött egy hölgy hátulról, és beült a harmadik pénztárba. Ettől kezdve még gyorsabban fogyott a sor. Egészen meglódult, csak úgy pittyegett a kijelző az új sorszámokkal, minden ment flottul. Pár emberen láttam korábban hogy idegeskednek a sor miatt, de most ők is lecsendesedtek. Ez az, megy ez!

Közben elkezdtem mondogatni magamban a számokat, ami hátra volt, számoltam visszafelé, már csak 10, 9, 8... stb. ügyfél van és én jövök! Alig hittem el, amikor sorra kerültem, hogy mindössze 7 percet kellett várnom! Ennyi idő alatt lement 26 ügyfél, vagyis átlagosan alig több mint fél perc alatt végzett mindenki, és egy sem fizetett kártyával, vagy kért áfás számlát, amit percekig kellett írni. Senki! Minden ment flottul, pikk-pakk.

Olyan boldogan jöttem ki, hogy megint sikerült jókedvűen végeznem egy problémával!



megértettem :-)))

"Én nagyon sajnálom, de nekem még mindig az a véleményem, hogy az ügvyintéző van az ügyfélért, az ügyfél mint adófizető adja az ügyintézőnek a fizetését, és amiért megfizetem joggal elvárhatom, hogy meg is tegye. Bocs ez csak egy megjegyzés volt a részemről, ugyanakkor el kell mondanom azt is a hivatalnokok védelmében, hogy nekem leszámítva ezt az esetet az APEH végrehajtókkal eddig még mindig abszolút jó tapasztalataim vannak. Saját tapasztalatból azt tudom mondani, hogy velem mindig mindenhol úgy bántak ahogyan én "nyitottam" és mivel nekem az alaptermészetem a kedvesség és a jószándék, hozzám is mindig mindenki így ált. Persze előfordult, hogy az első percbven talán le akartak rázni, de a szelíd türelem mindig meghozta a maga gyümölcsét."

Kedves Eni megértettem :-) Én csak a magam természetes módján negatív tapasztalataidra (IS) szerettem volna reagálni, túllépve a hivatali ügyintézésen, mert mindennapi életünk során sok helyen megfordulunk, és megszámlálhatatlan emberrel kerülünk valamilyen szinten kapcsolatba. Amikor azt mondod, hogy "velem mindig mindenhol úgy bántak ahogyan én "nyitottam"..., nem minden esetben történik így, lásd a fentebb leírt kis történetet a konténerről, bár egy első nekifutásból túlzottan ingerült, netán a szavait sem megválogató embert is szelíd, természetesen kedves, előzékeny, segítőkész magatartással meg lehet nyugtatni. Úgy gondolom ez vonatkozik családi, munkahelyi, egyáltalán emberi kapcsolatainkra is. Mégegyszer köszönöm gondolataid. Őszinte üdvözletem!



Kedves Living-Force

Ha nem is derült ki egyértelműen az írásomból, de maximálisan egyetértek veled. Ez szerintem kiderül az utóbbi beírásom utolsó 3 sorából is. Igen kedves embertársaim mindenkinek tekintettel kell lennie mindenkire, hiszen nem azért megyünk ügyet intézni, hogy egymáson vezessük le a frusztrációinkat. Újfent elmondom tehát, nekem eddig mindig mindenhol csak jó tapasztalataim vannakv éspedig azért mert mindig mindenkit ugyanolyan emberszámba veszek mint önmagamat.

Szeretettel Eni



Kedves Eni, ahogy a

Kedves Eni, ahogy a "közszolgáknak" - méltatlan megfogalmazással élve, úgy más státuszokban, munkaterületen dolgozóknak sem könnyű a helyzetük, de inkább, ha megengeded, nem "közszolgákról", és nem kereskedelemben dolgozókról, vállalkozókról, tűzoltókról, orvosokról, védőnőkről, asszisztensekről, adminisztrátorokról, asztalosokról, szobafestő-mázolókról, hideg- és melegburkolókról, autófényezőkről, karosszérialakatosokról, mérnökökről, a tudományos élet egyéb területein tevékenykedőkről, hanem az EMBEREKRŐL, szociáis helyzetükről, egymás közti viszonyukról, az oly régóta jelenlévő (lapozd fel a történelem lapjait) hierarchiáról, embertelenségről, embertelen bánásmódról, szadizmusról, háborúk ejtette sebekről is ejthetnénk szót. Mit jelent jelen olvasatban az "ügyfél" definiálása? "csak" ügyfélről beszélhetünk? Az írás kapcsán úgy gondolom, nem lenne helyes beskatulyázni a "problémát", mert egy konkrét megfogalmazásban az ügyfél, máshol vendég, megint máshol vásárló, és még sorolhatnám a sort... "Az ügyintéző azért kapja a fizetését, hogy az ügyfelek ügyes-bajos dolgait intézze...?" Igen, azt gondolom, azért is kapom a " fizetésem", hogy az ügyfelek ügyes-bajos dolgait intézzem. Meg is teszem legjobb tudásom szerint, s nem nyílik ki a fentebb említett "bicska a zsebemben", amikor egy embertársam ingerültségét vagy személyesen vezeti le, vagy pedig telefonon név nélkül a "k anyád" kíséretében. Ki, kiért van? Nem hiszem, hogy ez lenne a helyes megfogalmazás! Egymásért vagyunk, egymást segítve, és nem támadva, megnehezítve életünk, egymásra zúdítva haragunk, mert az emberiség élete, vagy haldoklása a tét. Nem támadnunk kell egymást, hanem segíteni, ott, és akkor, amikor lehetőségünk kínálkozik. Minden adófizető ügyfelet (magamat is beleértve) őszintén üdvözlök!



Sziasztok Kedveseim

Az én teremtésem egyik "mérföldköve" az volt, amikor két APEH végrehajtó majdhogynem habzó szájjal rontott be egy kedves gyerekkori barátnőm lakásába és (bevallom nem kevés) idő leforgása után már ők lettek a segítők, ők adták a tanácsot, hogy hogyan is lehetne mégiscsak ezt a nem kis problémát abszolút hivatalos úton megoldani nagyobb "véráldozat" nélkül. Nem volt könnyű a helyzet, mert olyan stílusban beszéltek, hogy igen gyakran kinyílt az az ominózus bicska a zsebemben, DE a türelem a kedvesség és a mosoly és az abszolút jó szándék végül mégiscsak győzött. Ma sem nagyon emlékszem rá, hogy miket mondtam, de azt tudom hogy azt mind nagy nagy kedvességgel megértéssel és mosollyal tettem.

Kedves Licing-Force teljes mértékben egyetértek veled abban, hogy a "közszolgáknak" is megvannak a maguk problémái, és hogy nekik is egyre kevesebb és nehezebb beosztani azt amit majdnem lehetetlen, de erről az ügyfél nem tehet. Az ügyfélnek is megvannak ugyanazok a problémái, vagy talán még nagyobbak, mert az ügyintézőnek van munkája, de lehet az ügyfélnek még az sincs. Az ügyintéző arra szerződött, azért kapja a fizetését, hogy az ügyfelek ügyes bajos dolgait intézze. Én nagyon sajnálom, de nekem még mindig az a véleményem, hogy az ügvyintéző van az ügyfélért, az ügyfél mint adófizető adja az ügyintézőnek a fizetését, és amiért megfizetem joggal elvárhatom, hogy meg is tegye. Bocs ez csak egy megjegyzés volt a részemről, ugyanakkor el kell mondanom azt is a hivatalnokok védelmében, hogy nekem leszámítva ezt az esetet az APEH végrehajtókkal eddig még mindig abszolút jó tapasztalataim vannak. Saját tapasztalatból azt tudom mondani, hogy velem mindig mindenhol úgy bántak ahogyan én "nyitottam" és mivel nekem az alaptermészetem a kedvesség és a jószándék, hozzám is mindig mindenki így ált. Persze előfordult, hogy az első percbven talán le akartak rázni, de a szelíd türelem mindig meghozta a maga gyümölcsét.

Szeretettel Eni



hogyan lehet gyorsan ügyet intézni az önkormányzatnál...?

"Egyszerűen hihetetlen volt, pedig tudom hogy ezeken a helyeken mindig ez a hozzáállás." Kedves Mindnyájatok és kedves Secret Admin! Minden ügynek meghatározott az ügymenete, s ez az élet számtalan területén így van... példának okán: (közigazgatás), egy település önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatának preambuluma, általános rendelkezése, jogállás, feladat- és hatáskör, a testület szervei, (bizottságai, tanácsnokai), és annak működése (erre most nem térnék ki). Az ún. tisztségviselői (polgármesteri feladat- és hatáskör) a szakirodák dolgozóit terhelik. az ún. "közszolgák" nem dolgoznak álom körülmények között, de mielőtt "megköveznének" elmondom, hogy ez a tendencia szinte az egész országban dolgozó, becsületes, tisztességes, verejtékező munkával kereső emberére érvényes. A problémát ott látom, hogy fogy az Ember türelme. Kevés a beosztani való, amit már szinte be sem lehet osztani, de a család enni kér, és kell a tiszta ruha is, és szükség lenne nyugalomra, nyugodt, meghidt percekre. Mit tapasztalunk a mindennapokban...? Elszállt a mosoly, elköltözött messzi tájra a kereskedelmi dolgozó arcáról is, a butikos várja a külföldről idelátogatókat, de nem a helybélieket, s ha meg kell élned/át egy traumát, az Úr segítsen meg téged, hogy időben ellátást kapj. Kivül gyönyörű talán, szép és fényes az alma..., de belül...?
Egy alkalommal ingerült, és dühös idős férfi állt meg a küszöbön... Kipirosodott arcán gyöngyözött a veríték, kis ideig szóhoz sem tudott jutni. Valahol nagyon megbántották, talán meg sem hallgatták... aztán valahogy erőt vett magán, és azt monta: "magukat egytől egyig konténerbe kellene hányni mindörökre..." Akkor már "rég" kimentem eléje, hellyel kínáltam, s miközben meglepetten nézett rám -, megkérdeztem megkínálhatom-e egy csésze teával... Boldogan vettem tudomásul, hogy elfogadta, majd mosolyogva, de csak halkan, csendben megjegyeztem..., bácsikám, jól gondolja meg, mert "sokan" vagyunk, de ha mindenképpen ragaszkodik hozzá, az 1100 literes a legnagyobb... :-)))
Teljesen mindegy Emberek, hol, mikor, és mit csinálunk. Szeretettel, egyfajta lelki ráhangolódással tegyük azt. Minden fontos, és mindenki fontos, de nem könnyű, senki sem mondta, hogy könnyű mosollyal, "szolgálatot" teljesítenünk, missziót, pedig ez lenne a természetes!!!! Nem vagyunk egyformák. Ez is igaz! Mégis bízom magamban és másokban, hogy bármennyire is nehéz mindannyiunk kenyere, képesek vagyunk szeretettel helytállni. Kérem az Urat, segítsen bennünket.



Klassz tanácsok, ügyes

Klassz tanácsok, ügyes vagy!:-)
Az Illeték Hivatalban a humoron és a váltáson múlott, hogy a "hónap dolgozója" akkorát váltott fél óra leforgása alatt, hogy 725.000 forintot méltányossági alapon töröltek.
Ezt úgy is csak az hiszi el aki velem volt. A mai napig a teremtéseim csúcsának tartom.
Először ketté akarta törni a gerincemet szinte, hogy jövök én ide ilyen kérésekkel, és addig hangolódtam rá, és beszéltem a szája íze szerint, hogy már hordozta nekem a papirokat és diktálta mit irjak, fénymásolt nekem bőszen, hogy ne kelljen visszajönnöm ezért, majd hivogatott hetekkel később telefonon, hogy kit keressek és mit mondjak...
Törölték... Nagyon-nagyon sok mindent megértettem akkor és ott az emberekről, a vonzásról, a simulékonyság előnyéről:-)

Tényleg nagyon örülök, hogy felraktad és segítesz ezzel másoknak is, mert "Amit most az elmédben látsz, azt hamarosan a kezedben is tartod."
Bob Proctor



KLASSZ!!!

Mi már csak tudjuk és köszi szépen nagyon jó volt mindkettő!
Szeretettel: Ery